Integritetsmeddelande för Fujitsu General Air Conditioning (UK) Ltd

Inledning

Välkommen till integritetsmeddelandet för Fujitsu General Air Conditioning (UK) Ltd.

Fujitsu General (UK) Co. Limited respekterar din integritet och är fast beslutna att skydda dina personuppgifter. Det här integritetsmeddelandet informerar dig om hur vi tar hand om dina personuppgifter och om dina integritetsrättigheter och hur lagen skyddar dig.

Viktig information och vilka vi är

Syftet med detta integritetsmeddelande

Syftet med det här integritetsmeddelandet är att ge dig information om hur Fujitsu General (UK) Co. Limited samlar in och behandlar dina personuppgifter.

Vi samlar inte medvetet in uppgifter om barn.

Det är viktigt att du läser det här integritetsmeddelandet och andra integritetsmeddelanden eller meddelanden om rättvis behandling som vi kan tillhandahålla vid specifika tillfällen när vi samlar in eller behandlar personuppgifter om dig så att du är fullt medveten om hur och varför vi använder dina uppgifter. Det här integritetsmeddelandet kompletterar de övriga meddelandena och är inte avsett att åsidosätta dem.

Personuppgiftsansvarig

Det här integritetsmeddelandet utfärdas för Fujitsu General (UK) Co Limited, så när vi nämner ”Fujitsu General (UK) Co Limited”, ”vi”, ”oss” eller ”vår” i det här integritetsmeddelandet avser vi Fujitsu General (UK) Co Limited som har ansvar för att behandla dina data.

Fujitsu General (UK) Co Limited är personuppgiftsansvarig.

Vi har utsett ett dataskyddsombud som har ansvar för att övervaka frågor i samband med detta integritetsmeddelande. Om du har några frågor om detta integritetsmeddelande, inklusive förfrågningar om att utöva dina juridiska rättigheter, ska du kontakta dataskyddsombudet med hjälp av informationen nedan.

Kontaktuppgifter

Våra fullständiga uppgifter är:

Företagets fullständiga namn: FUJITSU GENERAL (UK) CO. LIMITED

Namn eller titel på dataskyddsombud: Andy Gaffar

E-postadress: andy.gaffar@fujitsu-general.co.uk

Postadress: Unit 330, Centennial Park, Centennial Avenue, Elstree, Hertfordshire, WD6 3TJ, Storbritannien.

Telefonnummer: +44 20 8238 7817

Du har rätt att lämna in ett klagomål när som helst till Information Commissioner's Office (ICO), den brittiska tillsynsmyndigheten för dataskyddsfrågor (www.ico.org.uk). Vi skulle dock uppskatta möjligheten att hantera dina frågor innan du kontaktar ICO, så kontakta oss i första hand.

Ändringar i integritetsmeddelandet och din skyldighet att informera oss om ändringar

Den här versionen uppdaterades senast den 22 maj 2018

Det är viktigt att de personuppgifter vi har om dig är korrekta och aktuella. Håll oss gärna informerade om dina personuppgifter ändras under din relation med oss.

Tredje parts länkar

Denna webbplats kan innehålla länkar till tredje parts webbplatser, plugin-program och appar. Om du klickar på dessa länkar eller aktiverar dessa anslutningar kan tredje part samla in eller dela uppgifter om dig. Vi kontrollerar inte dessa webbplatser från tredje part och ansvarar inte för deras integritetspolicyer. När du lämnar vår webbplats uppmanar vi dig att läsa integritetsmeddelandet för varje webbplats du besöker.

2. Uppgifterna vi samlar in om dig

Personuppgifter, eller personlig information, avser all information om en person utfrån vilken personen kan identifieras. Den innehåller inte uppgifter där identiteten har tagits bort (anonyma data).

Vi kan samla in, använda, lagra och överföra olika typer av personuppgifter om dig och som vi har grupperat enligt det som följer:

• Identitetsuppgifter omfattar förnamn, efternamn, användarnamn eller liknande identifierare, civilstånd, titel, födelsedatum och kön.
• Kontaktuppgifter omfattar faktureringsadress, leveransadress, e-postadress och telefonnummer.
• Ekonomiska uppgifter omfattar bankkonto och betalkortsuppgifter.
• Transaktionsdata omfattar information om betalningar till och från dig och annan information om produkter och tjänster som du har köpt från oss.
• Tekniska data omfattar IP-adress, dina inloggningsuppgifter, webbläsartyp och -version, inställning av tidszon och plats, typ och version av webbläsarplugin, operativsystem och plattform samt annan teknik på de enheter du använder för att få tillgång till den här webbplatsen.
• Profildata omfattar ditt användarnamn och lösenord, köp eller beställningar som du gjort, dina intressen, inställningar, feedback och enkätsvar.
• Användningsdata omfattar information om hur du använder vår webbplats, våra produkter och tjänster.
• Marknadsförings- och kommunikationsdata omfattar dina inställningar för att ta emot marknadsföring från oss och våra tredje parter samt dina kommunikationsinställningar.

Vi samlar också in, använder och delar aggregerade data såsom statistiska eller demografiska data för något ändamål. Aggregerade data kan härledas från dina personuppgifter men betraktas inte som personuppgifter i lag eftersom dessa uppgifter inte direkt eller indirekt avslöjar din identitet. Vi kan till exempel aggregera dina användningsdata för att räkna ut hur många procent av användarna som besöker en viss webbplatsfunktion. Men om vi kombinerar eller kopplar samman aggregerade data med dina personuppgifter så att de direkt eller indirekt kan identifiera dig behandlar vi de kombinerade uppgifterna som personuppgifter som kommer att användas i enlighet med detta sekretessmeddelande.

Vi samlar inte in några särskilda kategorier av personuppgifter om dig (detta omfattar information om din ras eller etnicitet, religiösa eller filosofiska övertygelser, sexliv, sexuell läggning, politiska åsikter, fackligt medlemskap, information om din hälsa och genetiska och biometriska data). Vi samlar inte heller in information om brottmålsdomar och brott.

Om du underlåter att tillhandahålla personuppgifter

Där vi behöver samla in personuppgifter enligt lag, eller enligt villkoren i ett avtal som vi har med dig och du underlåter att tillhandahålla dessa uppgifter när så begärs kan vi eventuellt inte fullgöra det avtal vi har eller försöker ingå med dig (till exempel för att förse dig med varor eller tjänster). I det fallet kan vi behöva säga upp en produkt eller tjänst som du har hos oss, men vi meddelar dig om det är fallet vid den tidpunkten.

3. Hur samlas dina personuppgifter in?

Direkta interaktioner. Du kan ge oss dina identitets-, kontakt- och ekonomiska uppgifter genom att fylla i formulär eller genom att kommunicera med oss via post, telefon, e-post eller på annat sätt. Detta inkluderar personuppgifter som du tillhandahåller när du:

• ansöker om våra produkter eller tjänster,
• prenumererar på vår tjänst eller våra publikationer,
• ber om att marknadsföring ska skickas till dig,
• deltar i en tävling, kampanj eller enkät, eller
• ger oss återkoppling.

Automatiserad teknik eller interaktion. När du interagerar med vår webbplats kan vi automatiskt samla in tekniska data om utrustning, sök- och bläddringsmönster. Vi samlar in dessa personuppgifter genom att använda cookies, serverloggar och andra liknande tekniker. Vi kan också få tekniska data om dig om du besöker andra webbplatser som använder våra cookies. Mer information finns i vår cookiepolicy.

cookiepolicy

Tredje part eller offentliga källor. Vi kan ta emot personuppgifter om dig från olika tredje parter och offentliga källor enligt nedan:

Tekniska data från följande parter:

• (a) analysleverantörer,
• (b) annonsnätverk och
• (c) sökinformationsleverantörer.

Kontakt-, ekonomi- och transaktionsuppgifter från tjänsteleverantörer av teknik, betalning och leveranser.

Identitets- och kontaktuppgifter från datamäklare eller aggregatorer.

Identitets- och kontaktuppgifter från offentliga källor som Companies House och röstlängder inom EU.

4. Hur vi använder dina personuppgifter

Vi kommer endast att använda dina personuppgifter när lagen tillåter det. Vanligtvis använder vi dina personuppgifter under följande omständigheter:

• Där vi behöver fullgöra det avtal vi är på väg att ingå eller har ingått med dig
• När det är nödvändigt för våra berättigade intressen (eller för en tredje parts) och dina intressen och grundläggande rättigheter inte åsidosätter dessa intressen.
• Där vi måste uppfylla en rättslig eller laglig skyldighet.

Mer information om vilka typer av lagliga grunder vi förlitar oss på för att behandla dina personuppgifter finns i ordlistan.

I allmänhet försöker vi inte förlita oss på samtycke som rättslig grund för behandling av dina personuppgifter annat än i samband med utskick av direktmarknadsföring till dig från tredje part via e-post eller sms. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till marknadsföring genom att kontakta oss.

Kontakt

Ändamål som vi använder dina personuppgifter för

Nedan beskriver vi i tabellformat alla sätt vi planerar att använda dina personuppgifter och vilka rättsliga grunder vi förlitar oss på för att göra det. Vi har också identifierat vilka våra berättigade intressen är, där så är lämpligt.

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter för mer än en laglig grund beroende på vilket specifikt ändamål vi använder dina uppgifter för. Kontakta oss om du behöver mer information om den specifika rättsliga grund som vi förlitar oss på för att behandla dina personuppgifter där mer än en grund anges i tabellen nedan.

Kontakt

Marknadsföring

Vi strävar efter att ge dig valmöjligheter när det gäller viss användning av personuppgifter, särskilt när det gäller marknadsföring och reklam. Vi har upprättat följande kontrollmekanismer för personuppgifter:

Kampanjerbjudanden från oss

Vi kan använda data om din identitet, kontaktuppgifter, teknik, användning och profil för att bilda oss en uppfattning om vad vi tror att du kan vilja ha eller behöva, eller vad som kan vara av intresse för dig. Det är så vi avgör vilka produkter, tjänster och erbjudanden som kan vara relevanta för dig (vi kallar det marknadsföring).

Du får marknadsföringsmeddelanden från oss om du har begärt information från oss eller köpt varor eller tjänster från oss eller om du gav oss dina uppgifter när du deltog i en tävling eller registrerade dig för en kampanj och, i varje fall, du har valt att inte ta emot denna marknadsföring.

Marknadsföring från tredje part.

Vi ber om ditt uttryckliga medgivande innan vi delar dina personuppgifter med något företag utanför FUJITSU GENERAL-koncernen för marknadsföring.

Välja bort

Du kan när som helst be oss eller tredje part att sluta skicka marknadsföringsmeddelanden till dig genom att kontakta oss.

Kontakt

Om du väljer att inte ta emot dessa marknadsföringsmeddelanden gäller detta inte personuppgifter som tillhandahålls oss till följd av köp av produkt/tjänst, garantiregistrering, produkt-/tjänstupplevelse eller andra transaktioner.

Cookies

Du kan ställa in webbläsaren så att den avvisar alla eller vissa webbläsarcookies, eller så att den varnar dig när webbplatser ställer in eller får tillgång cookies. Om du inaktiverar eller avvisar cookies bör du notera att vissa delar av den här webbplatsen kan bli oåtkomliga eller inte fungerar ordentligt. Mer information om de cookies vi använder finns i cookiepolicyn.

Cookiepolicy

Ändring av ändamål

Vi använder endast dina personuppgifter för de ändamål som vi har samlat in dem för, såvida vi inte rimligen anser att vi behöver använda dem av någon annan anledning och anledningen är förenlig med det ursprungliga syftet. Om du vill få en förklaring till hur behandlingen för det nya ändamålet är förenligt med det ursprungliga syftet ska du kontakta oss.

Kontakt

Om vi behöver använda dina personuppgifter för ett icke-relaterat ändamål meddelar vi dig och förklarar den rättsliga grund som låter oss göra det.

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter utan din vetskap eller ditt samtycke, i enlighet med ovanstående regler, där detta krävs eller tillåts enligt lag.

5. Utlämning av dina personuppgifter

Vi kan behöva dela dina personuppgifter med de parter som anges nedan för de ändamål som anges i tabellen i punkt 4 ovan.

• Interna tredje parter enligt ordlistan.
• Externa tredje parter enligt ordlistan.
• Tredje parter till vilka vi kan välja att sälja, överföra eller slå samman delar av vår verksamhet eller våra tillgångar med. Alternativt kan vi försöka förvärva andra verksamheter eller slå oss samman med dem. Om en ändring sker i vår verksamhet kan de nya ägarna använda dina personuppgifter på samma sätt som beskrivs i detta integritetsmeddelande.

Vi kräver att alla tredje parter respekterar säkerheten för dina personuppgifter och behandlar dem i enlighet med lagen. Vi tillåter inte att våra tredjepartsleverantörer använder dina personuppgifter för sina egna ändamål och tillåter endast att de behandlar dina personuppgifter för angivna ändamål och i enlighet med våra instruktioner.

6. Internationella överföringar

Vi delar dina personuppgifter i Fujitsu General-koncernen. Detta innebär att dina uppgifter överförs utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

När vi överför dina personuppgifter från EES ser vi till att en liknande skyddsnivå ges till dem genom att säkerställa att minst en av följande säkerhetsåtgärder implementeras:

• Vi överför endast dina personuppgifter till länder som har bedömts tillhandahålla en tillräcklig skyddsnivå för personuppgifter av Europeiska kommissionen, eller
• När vi använder vissa tjänsteleverantörer kan vi använda specifika avtal som godkänts av Europeiska kommissionen och som ger personuppgifter samma skydd som i Europa, eller
• När vi använder leverantörer som har sin bas i USA kan vi överföra data till dem om de ingår i Privacy Shield, som kräver att de tillhandahåller liknande skydd för personuppgifter som delas mellan Europa och USA.

Kontakta oss om du vill ha mer information om de specifika processer vi använder när vi överför dina personuppgifter från EES.

Kontakt

7. Datasäkerhet

Vi har vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att dina personuppgifter oavsiktligt förloras, används eller öppnas på ett obehörigt sätt, ändras eller avslöjas. Dessutom begränsar vi tillgång till dina personuppgifter till de anställda, ombud, entreprenörer och andra tredje parter som har ett affärsbehov att känna till dem. De behandlar endast dina personuppgifter enligt våra instruktioner och de omfattas av tystnadsplikt.

Vi har tagit fram rutiner för att hantera alla misstänkta personuppgiftsincidenter och meddelar dig och eventuell tillämplig tillsynsmyndighet om ett brott där vi är juridiskt skyldiga att göra det.

8. Datalagring

Hur länge kommer ni att använda mina personuppgifter?

Vi behåller endast dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de ändamål vi samlade in dem för, inklusive för att uppfylla alla juridiska, redovisnings- eller rapporteringskrav.

För att fastställa lämplig lagringsperiod för personuppgifter tar vi hänsyn till personuppgifternas mängd, art och känslighet, potentiell risk för skada till följd av obehörig användning eller utlämnande av dina personuppgifter, de ändamål som vi behandlar dina personuppgifter för och om vi kan uppnå dessa ändamål på andra sätt, samt tillämpliga juridiska krav.

Information om lagringsperioder för olika typer av personuppgifter finns i vår lagringspolicy som du kan begära från oss genom att kontakta oss, Under vissa omständigheter kan du be oss att radera dina uppgifter: Se [Begära radering] nedan för mer information.

Kontakt

Under vissa omständigheter kan vi anonymisera dina personuppgifter (så att de inte längre kan associeras med dig) för forsknings- eller statistikändamål, i vilket fall vi kan använda informationen på obestämd tid utan vidare meddelande till dig.

9. Dina juridiska rättigheter

Under vissa omständigheter har du rättigheter enligt dataskyddslagar i förhållande till dina personuppgifter. Se ordlistan nedan för mer information om dessa rättigheter:

• Begära tillgång till dina personuppgifter
• Begära korrigering av dina personuppgifter
• Begära radering av dina personuppgifter
• Invända mot behandling av dina personuppgifter
• Begära begränsning av behandling av dina personuppgifter.
• Begära överföring av dina personuppgifter.
• Rätt att återkalla samtycke.

Om du vill utöva någon av de rättigheter som anges ovan ska du kontakta oss.

Kontakt

Ingen avgift krävs vanligtvis

Du behöver inte betala någon avgift för att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av de andra rättigheterna). Vi kan dock ta ut en rimlig avgift om din begäran är uppenbart ogrundad, repetitiv eller överdriven. Alternativt kan vi vägra att uppfylla din begäran under dessa omständigheter.

Vad vi kan behöva av dig

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av dina andra rättigheter). Detta är en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till någon person som inte har rätt att ta emot dem. Vi kan också kontakta dig för mer information om din begäran om att skynda på vårt svar.

Tidsgräns för att svara

Vi försöker svara på alla legitima förfrågningar inom en månad. Ibland kan det ta längre tid än en månad om din begäran är särskilt komplex eller om du har gjort ett antal förfrågningar. I så fall meddelar vi dig och håller dig uppdaterad.

10. Ordlista

Berättigat intresse avser vårt företags intresse av att bedriva och hantera vår verksamhet för att vi ska kunna ge dig bästa möjliga tjänst/produkt och den bästa och säkraste upplevelsen. Vi ser till att ta hänsyn till och balansera eventuell påverkan på dig (både positiv och negativ) och dina rättigheter innan vi behandlar dina personuppgifter för våra berättigade intressen. Vi använder inte dina personuppgifter för aktiviteter där våra intressen åsidosätts av påverkan på dig (såvida vi inte har ditt samtycke eller på annat sätt krävs eller tillåts enligt lag). Du kan få ytterligare information om hur vi bedömer våra legitima intressen mot eventuell påverkan på dig vad gäller specifika aktiviteter genom att kontakta oss.

Kontakt

Fullgörande av avtal innebär behandling av dina uppgifter där det är nödvändigt för fullgörandet av ett avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på din begäran innan du ingår ett sådant avtal.

Att uppfylla en rättslig eller laglig skyldighet innebär att behandla dina personuppgifter om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig eller laglig skyldighet som vi är föremål för.

TREDJE PARTER

Interna tredje parter

Andra företag i Fujitsu General-koncernen och som är baserade i Storbritannien/Tyskland/Japan och tillhandahåller tjänster inom IT- och systemadministration och utför ledarskapsrapportering.

Externa tredje parter

Tjänsteleverantörer med bas i Storbritannien/Tyskland/Japan som tillhandahåller tjänster inom IT- och systemadministration.

Professionella rådgivare inklusive advokater, bankmän, revisorer och försäkringsgivare med bas i Storbritannien/Tyskland/Japan som tillhandahåller konsulttjänster, banktjänster, juridiska tjänster, försäkrings- och redovisningstjänster.

HM Revenue & Customs, tillsynsmyndigheter och andra myndigheter med bas i Storbritannien.

DINA JURIDISKA RÄTTIGHETER

Du har rätt att:

Begära tillgång till dina personuppgifter (allmänt känt som en ”begäran om tillgång för registrerad”). Då kan du få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och kontrollera att vi behandlar dem på ett lagenligt sätt.

Begära korrigering av de personuppgifter vi har om dig. Då kan du få eventuella ofullständiga eller felaktiga uppgifter som vi har om dig korrigerade, men vi kan behöva kontrollera riktigheten i de nya uppgifter du tillhandahåller.

Begära radering av dina personuppgifter. Då kan du kan be oss radera eller ta bort personuppgifter om det inte finns någon bra anledning till att vi fortsätter att behandla dem. Du har också rätt att be oss att radera eller ta bort dina personuppgifter där du har lyckats utöva din rätt att invända mot behandling (se nedan), där vi kan ha behandlat dina uppgifter olagligt eller där vi är skyldiga att radera dina personuppgifter för att följa lokala lagar. Observera dock att vi kanske inte alltid kan uppfylla din begäran om radering av specifika juridiska skäl som vi meddelar dig, om tillämpligt, vid tidpunkten för din begäran.

Invända mot behandling av dina personuppgifter där vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller en tredje parts) och det är något i din särskilda situation som gör att du vill invända mot behandling av den anledningen när du känner att den påverkar dina grundläggande rättigheter och friheter. Du har också rätt att invända när vi behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring. I vissa fall kan vi visa att vi har övertygande legitima skäl att behandla dina uppgifter som åsidosätter dina rättigheter och friheter.

Begära begränsning av behandling av dina personuppgifter. Då kan du be oss att avbryta behandlingen av dina personuppgifter i följande fall: (a) om du vill att vi ska fastställa uppgifternas riktighet, (b) när vår användning av uppgifterna är olaglig men du inte vill att vi ska radera dem, (c) när du vill att vi ska behålla uppgifterna även om vi inte längre behöver dem, när du behöver dem för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk, eller (d) du har invänt mot vår användning av dina uppgifter, men vi måste kontrollera om vi har övervägande legitima skäl att använda dem.

Begära överföring av dina personuppgifter till dig eller till en tredje part. Vi tillhandahåller dig, eller en tredje part som du har valt, dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt, maskinläsbart format. Observera att denna rättighet endast gäller automatiserad information som du ursprungligen gav samtycke till att vi använder eller där vi använde informationen för att fullgöra ett avtal med dig.

Återkalla ditt samtycke när som helst när vi förlitar oss på samtycke för att behandla dina personuppgifter. Detta påverkar dock inte lagligheten för någon behandling som utförs innan du drar tillbaka ditt samtycke. Om du återkallar ditt samtycke kan vi eventuellt inte tillhandahålla vissa produkter eller tjänster till dig. Vi meddelar dig om så är fallet när du återkallar ditt samtycke.

Vad vi kan behöva av dig

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av dina andra rättigheter). Detta är en säkerhetsåtgärd för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till någon person som inte har rätt att ta emot dem. Vi kan också kontakta dig för mer information om din begäran om att skynda på vårt svar.

Tidsgräns för att svara

Vi försöker svara på alla legitima förfrågningar inom en månad. Ibland kan det ta längre tid än en månad om din begäran är särskilt komplex eller om du har gjort ett antal förfrågningar. I så fall meddelar vi dig och håller dig uppdaterad.